Datenschutzerklärung
Stand: 31. Oktober 2026
Entwurf – rechtlich prüfen lassen. Dieser Text ist noch nicht anwaltlich geprüft und kann sich ändern. Markierte Angaben fehlen noch.
Diese Erklärung gilt für die Website it-werk-feist.de und für die Anwendungen SBHelper, TIC Time Recorder, STK Inventory Manager und Task ME. Sie beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden, wofür und wie lange (Art. 13 DSGVO).
1. Verantwortlicher
IT Werk Feist, Inhaber Martin Feist, Straße und Hausnummer, PLZ und Ort, Deutschland
E-Mail: info@it-werk-feist.de
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil keine Pflicht dazu besteht. Bestätigen
2. Wer für welche Daten verantwortlich ist
Für die Website, für die Benutzerkonten unserer Kunden, für den Vertrag mit ihnen, für Support-Anfragen und für die technischen Protokolle sind wir Verantwortlicher.
Was ein Betrieb in den Anwendungen über seine Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten und Aufträge speichert, verarbeiten wir in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher dafür ist der Betrieb, der die Anwendung nutzt – etwa Ihr Arbeitgeber oder die Werkstatt, die Ihr Fahrzeug bearbeitet. Fragen und Anträge zu diesen Daten richten Sie am besten an ihn; erreichen sie uns, leiten wir sie weiter. Abschnitt 9 beschreibt, welche Daten das je Anwendung sind.
3. Hosting
Website und Anwendungen laufen auf einem Server bei Hosting-Anbieter mit Anschrift in Serverstandort, z. B. Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Bestätigen
Jede Verbindung ist mit TLS verschlüsselt. Jeder Kunde hat für jede Anwendung eine eigene Datenbank; welche das ist, ergibt sich allein aus der Anmeldung. Schriften und Symbole liefert derselbe Server aus – es werden keine Inhalte von Dritten nachgeladen.
4. Aufruf der Seiten und Protokolle
Beim Aufruf verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge und Browserkennung. Diese Zugriffsprotokolle werden nach Speicherdauer der Zugriffsprotokolle gelöscht.
Die Anwendungen protokollieren Fehler und sicherheitsrelevante Ereignisse – etwa eine gelungene oder gescheiterte Anmeldung oder die Änderung eines Kontos – mit Zeitpunkt, Benutzername bzw. Benutzerkennung und, bei Sicherheitsereignissen, der IP-Adresse. Das zentrale Protokoll wird nach 30 Tagen gelöscht, das Protokoll in der Datenbank eines Kunden (SBHelper, TIC Time Recorder, STK Inventory Manager) nach 90 Tagen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse, die Dienste stabil und sicher zu betreiben, Angriffe zu erkennen und Fehler zu beheben.
5. Anmeldung und Benutzerkonto
Ein Benutzerkonto legt der Betrieb an, für den Sie arbeiten, oder wir in seinem Auftrag. Gespeichert werden Benutzername, Vor- und Nachname, das Passwort ausschließlich als Hash (PBKDF2), der Zeitpunkt der letzten Anmeldung, die Zahl fehlgeschlagener Anmeldungen und eine daraus folgende Wartezeit, die Gruppen und Berechtigungen des Kontos sowie ein Sicherheitsmerkmal, mit dem sich alle Sitzungen beenden lassen.
Wechseln Sie zwischen den Anwendungen, ohne sich neu anzumelden, entsteht ein einmal verwendbares Ticket, das nach 60 Sekunden verfällt und dann gelöscht wird.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (der Vertrag mit dem Betrieb) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (die sichere Anmeldung). Das Konto besteht, bis der Betrieb es löscht oder der Vertrag endet.
6. Cookies und Speicher im Browser
Die Anwendungen setzen das Sitzungscookie „__Host-fmtech-…“ der jeweiligen Anwendung. Es enthält den Nachweis Ihrer Anmeldung, ist für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), wird nur verschlüsselt und nur an dieselbe Anwendung gesendet (Secure, SameSite=Strict) und läuft mit der Abmeldung ab, spätestens nach sieben Tagen, in der Verwaltung nach acht Stunden.
SBHelper und STK Inventory Manager setzen außerdem das Cookie „themeMode“. Es enthält nur Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design („light“ oder „dark“), damit die Seite gleich in dieser Darstellung geladen wird, wird nur an dieselbe Anwendung gesendet (SameSite=Lax) und läuft nach einem Jahr ab.
Außerdem legen die Anwendungen im Speicher Ihres Browsers (Local Storage, Session Storage) ab:
- die Eckdaten der Sitzung (wessen Sitzung, bis wann sie gilt – nicht den Anmeldenachweis selbst) und Ihren Namen für die Anzeige; beides wird bei der Abmeldung entfernt,
- Ihre Wahl zwischen hellem und dunklem Design und ob die Navigation aufgeklappt ist,
- die Farben Ihres Betriebs und Wartungshinweise, die Sie ausgeblendet haben,
- in SBHelper Stammdaten wie Produkte und Vorgangsarten zum schnelleren Laden sowie für die Dauer des Browser-Tabs den gerade geöffneten Kunden, Mitarbeiter oder Vorgang,
- in STK Inventory Manager den zuletzt gewählten Lagerort und das Etikettenformat, in Task ME das zuletzt geöffnete Board.
Cookies und Speicher sind unbedingt erforderlich, damit die Anwendungen den von Ihnen gewünschten Dienst erbringen können; dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies und keine Dienste, die Ihr Verhalten auswerten.
7. Kontakt und Support
Schreiben Sie uns an info@it-werk-feist.de, verarbeiten wir Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten, um sie zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).
Mit „Ticket erstellen“ im Benutzermenü einer Anwendung senden Sie uns eine Support-Anfrage. Sie enthält neben Titel und Beschreibung den Namen Ihres Betriebs, Ihren Benutzernamen, die Anwendung und ihre Version, die geöffnete Seite, die Browserkennung und die Fenstergröße, damit wir das Problem nachvollziehen können. Die Anfrage landet in unserem eigenen Ticketsystem Task ME.
Nachrichten und Tickets löschen wir, wenn der Vorgang abgeschlossen ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Löschfrist festlegen
8. Empfänger und Übermittlung in Drittländer
Empfänger der Daten ist neben uns nur der Hosting-Anbieter (Abschnitt 3). Daten werden nicht in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR übermittelt. Bestätigen, abhängig vom Hosting-Anbieter
E-Mails, die ein Betrieb aus SBHelper verschickt, gehen über das E-Mail-Konto des Betriebs selbst; dessen Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt. Benachrichtigungen aus STK Inventory Manager gehen über unser E-Mail-Konto bei E-Mail-Anbieter.
9. Was die Anwendungen verarbeiten
Die folgenden Daten speichert der Betrieb, der die Anwendung nutzt; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Abschnitt 2). Rechtsgrundlage und Speicherdauer bestimmt der Betrieb – meist der Vertrag mit seinen Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten (lit. c) oder das Beschäftigungsverhältnis (§ 26 BDSG).
SBHelper
SBHelper verwaltet die Aufträge eines Betriebs vom Angebot bis zur Rechnung. Verarbeitet werden:
- Kunden: Name bzw. Firma, Anrede, Titel, Anschrift, E-Mail, Telefon, Umsatzsteuer-ID, Ansprechpartner,
- Fahrzeuge und andere Objekte: Modell, Fahrgestellnummer, Kennzeichen und weitere Angaben des Betriebs,
- Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mahnungen und E-Rechnungen mit ihren Positionen, Bemerkungen und Fotos,
- Mitarbeiter: Name, Arbeitszeitmodell, Urlaub, erfasste Arbeits- und Pausenzeiten.
Ausgestellte Rechnungen und versandte Angebote und Aufträge lassen sich nicht mehr ändern oder löschen, weil Handels- und Steuerrecht ihre Aufbewahrung verlangen (§ 147 AO, § 257 HGB). Beim Hochladen entfernt SBHelper eingebettete Metadaten wie den Aufnahmeort aus Fotos.
TIC Time Recorder
TIC Time Recorder erfasst Arbeitszeiten. Verarbeitet werden:
- Mitarbeiter: Name, Personalnummer, E-Mail, Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch und ob sie ausgeschieden sind,
- Arbeitszeiten mit Beginn, Ende, Pausen, Projekt, Aufgabe und Kommentar,
- Abwesenheiten: Urlaub, Sonderurlaub, Überstundenabbau und Krankheit, mit Kommentar und Entscheidung.
Die Angabe „Krankheit“ ist ein Gesundheitsdatum (Art. 9 DSGVO). Gespeichert wird nur die Abwesenheit, keine Diagnose; der Betrieb verarbeitet sie zur Erfüllung seiner Pflichten als Arbeitgeber (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG).
STK Inventory Manager
STK Inventory Manager verwaltet Werkzeug, Material und Bestand. Verarbeitet werden:
- Mitarbeiter: Name, E-Mail, Telefon, Position, und welche Artikel sie gerade haben,
- Übergaben zwischen Mitarbeitern, Entnahmen, Prüfungen und die Historie jedes Artikels,
- Lieferanten mit ihren Kontaktdaten, Bestellungen und Eingangsrechnungen, Fotos und Dokumente,
- versandte Benachrichtigungen (Empfänger, Betreff, Text), die nach 90 Tagen gelöscht werden.
Task ME
Task ME verwaltet Tickets und Aufgaben. Verarbeitet werden:
- Mitglieder: Benutzername, Name, wann sie zuletzt da waren,
- Tickets mit Titel, Beschreibung, Meldendem, Zuständigem, Kommentaren, Anhängen und einer Historie jeder Änderung,
- Schlüssel, mit denen andere Systeme Tickets anlegen – nur als Hash gespeichert.
Website it-werk-feist.de
Die Website ist eine reine Informationsseite: Sie setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste, bindet keine Inhalte von Dritten ein und hat weder Kontaktformular noch Anmeldung. Solange sie mit einem Zugangscode geschützt ist, merkt sich der Browser im Local Storage nur, dass der Code einmal richtig eingegeben wurde („web-access-granted“). Im Übrigen gelten die Abschnitte 3, 4 und 7.
Datenaustausch zwischen den Anwendungen
Nutzt ein Betrieb mehrere Anwendungen und hat er sie verbunden, tauschen sie über ein internes, verschlüsseltes Netz aus, was beide brauchen: Namen und Arbeitszeitmodell von Mitarbeitern, erfasste Zeiten und Urlaube, Vorgangs-, Angebots- und Auftragsnummern mit dem Namen des Endkunden. Anschrift, Kontaktdaten, Fahrzeug und Krankheitstage werden nicht übertragen. Die Nachrichten selbst werden nach 14 bis 90 Tagen gelöscht.
10. Datensicherheit
Wir schützen die Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, unter anderem: verschlüsselte Verbindungen, getrennte Datenbanken je Kunde, Passwörter nur als Hash, eine wachsende Wartezeit nach fehlgeschlagenen Anmeldungen, Berechtigungen je Funktion, die der Server bei jeder Anfrage prüft, und Protokolle, die sich nachträglich nicht ändern lassen.
11. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen das Recht auf
- Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO).
Wenden Sie sich dafür an info@it-werk-feist.de. Geht es um Daten, die ein Betrieb in einer Anwendung gespeichert hat, ist er der richtige Ansprechpartner (Abschnitt 2); wir unterstützen ihn dabei.
12. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für uns zuständigen: Name und Anschrift der Landesdatenschutzbehörde am Sitz des Anbieters.
13. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierte Entscheidung
Ohne Benutzerkonto lassen sich die Anwendungen nicht nutzen; die Website können Sie ohne Angaben besuchen. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.